Hướng tới văn phòng điện tử

Điện tử hóa văn bản, báo cáo...

Một trong những bước đột phá trong cải cách hành chính là từ tháng 4/2018, EVN đưa vào sử dụng rộng rãi tại cơ quan EVN và các đơn vị thành viên hệ thống E-Office 3.0 - tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động. Mọi công văn đến đều được số hóa dưới dạng PDF, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình. EVN cũng yêu cầu lãnh đạo các đơn vị phải sử dụng văn phòng điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi/đến (trừ các văn bản mật và các văn bản không sử dụng chữ ký số).

Nhân viên điện lực tư vấn các dịch vụ trực tuyến của EVN

Ông Nguyễn Minh Khoa - Trưởng ban Pháp chế EVN cho biết, E-Office 3.0 đã góp phần làm thay đổi thói quen trong xử lý hành chính của cơ quan Tập đoàn cũng như các doanh nghiệp trực thuộc. Các văn bản đi/đến đã được số hóa, xử lý trên môi trường mạng, từ đó giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn giữa các ban EVN cũng như giữa EVN với các doanh nghiệp trực thuộc; đồng thời xóa bỏ các giới hạn về không gian, vị trí địa lý. Hệ thống này cũng cho phép xác định mức độ, thời gian hoàn thành công việc của các cá nhân, doanh nghiệp được giao nhiệm vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cả bộ máy EVN. Đặc biệt, việc giải quyết công văn đi, công văn đến trên hệ thống E-Office 3.0 cũng đã giúp EVN tiết kiệm 60-70% chi phí văn phòng phẩm và chi phí bưu điện so với trước đây.

Một thành công khác của EVN đó là việc giảm và đơn giản hóa các báo cáo. Đặc biệt, EVN đã giảm được 93,4% số lượng báo cáo định kỳ bằng bảng giấy các doanh nghiệp gửi EVN; tăng số lượng báo cáo, văn bản điện tử; loại bỏ nhiều báo cáo không cần thiết...

Hiện nay, các doanh nghiệp ngành điện có rất nhiều cách làm hay trong việc ứng dụng tin học vào quản trị doanh nghiệp. Điển hình, Tổng Công ty Điện lực miền Trung đã triển khai hiệu quả “văn phòng không giấy”, tất cả các văn bản, báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng. Tổng Công ty Điện lực TP HCM đã và đang xây dựng kho cơ sở dữ liệu trực tuyến, tiến tới tin học hóa toàn diện công tác quản trị, liên kết, trao đổi, chia sẽ, lưu trữ dữ liệu thống nhất...

Tiếp tục ứng dụng triệt để CNTT

Tuy đã đạt được những thành quả nhất định, nhưng việc xây dựng văn phòng, doanh nghiệp điện tử của EVN vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn. Cụ thể, việc đơn giản hóa chế độ báo cáo hiện nay mới chỉ là hình thức báo cáo (từ giấy sang điện tử), chưa có sự đột phá, cải cách về nội dung báo cáo; số lượng báo cáo chuyển sang thực hiện trên phầm mềm còn ít.

Bên cạnh đó, việc rà soát, công bố các thủ tục hành chính chưa được thực hiện triệt để, một phần do hệ thống quy chế quản lý nội bộ của EVN đang được sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện. Điều đáng nói, lãnh đạo một số ban chuyên môn, doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến việc triển khai cải cách hành chính, xem đây là nhiệm vụ thứ yếu. Một số CBCNV còn có tư tưởng coi cải cách hành chính như là một tác nhân… cản trở công việc; chưa chú trọng hoặc thực hiện theo cách đối phó, hiệu quả không cao...

Tại buổi họp về cải cách hành chính diễn ra đầu tháng 8/2018, ông Võ Quang Lâm - Phó tổng giám đốc EVN cho biết, mặc dù Tập đoàn đã có những bước tiến rất dài trong cải cách hành chính, nhưng để thực hiện tốt hơn nữa, cần phải thực hiện tốt “5 hóa”: Đơn giản hóa, biểu mẫu hóa, địa chỉ hóa, thời lượng hóa (thời gian giải quyết) và tin học hóa. EVN cũng phải tích hợp được toàn bộ cơ sở dữ liệu trong toàn Tập đoàn; hoàn thiện, nâng cấp các phần mềm dùng chung; áp dụng triệt để công nghệ thông tin...

EVN đang đặt ra mục tiêu, đến cuối năm 2018, giữa các ban chuyên môn trong cơ quan Tập đoàn sẽ giao dịch công việc trên môi trường mạng, không còn văn bản giấy. Việc triển khai quyết liệt chủ trương này sẽ tạo đà để EVN xây dựng thành công văn phòng điện tử, tiến tới xây dựng doanh nghiệp điện tử trong tương lai không xa...

EVN: Nhiều mục tiêu cho quý IV/2018

Điện & những vấn đề đáng quan tâm

EVN thực hiện tốt thanh toán dịch vụ công qua ngân hàng