Chuyển đổi số doanh nghiệp: Thay đổi để "thông minh" (Kỳ 2)

Kỳ 2: Nguyên tắc & vấn đề cần tiến hành đồng bộ

3 cặp nguyên tắc của chuyển đổi số

Ngoài 2 nguyên lý mang tính tư tưởng chủ đạo, cần xác lập những nguyên tắc cơ bản cho quá trình chuyển đổi số, đó là các quan điểm, tư tưởng, quy định xuyên suốt toàn bộ quá trình chuyển đổi số đòi hỏi cả tổ chức và mọi cá nhân phải tuân theo.

Từ nghiên cứu và thực tiễn, 3 cặp nguyên tắc sau được xác định: Tổng thể và toàn diện, đồng bộ và đột phá, chính chủ và lãnh đạo.

Nguyên tắc tổng thể là mọi bộ phận, mọi thành viên của doanh nghiệp, ở bất kỳ bộ phận nào, đều cần chuyển đổi số, không ai đứng ngoài, tất cả đều cần thay đổi cách sống và cách làm việc của mình, tham gia vào thay đổi cách làm việc của doanh nghiệp.

Nguyên tắc toàn diện là mọi việc, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều cần được xem xét chuyển đổi. Việc chuyển đổi số một hoạt động này sẽ có tác động đến các mặt hoạt động khác. Hiệu quả chung của chuyển đổi số thường chỉ đạt được khi chuyển đổi số một cách toàn diện.

Nguyên tắc đồng bộ là khi chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đồng bộ với chuyển đổi số của môi trường bên ngoài (đồng bộ với môi trường kinh doanh) và các nỗ lực chuyển đổi trong nội bộ cũng phải đồng bộ với nhau (đồng bộ không nhất thiết là đồng thời hay đồng loạt).

Nguyên tắc đột phá dựa trên nguyên lý coi chuyển đổi số là một quá trình. Việc lựa chọn việc gì làm trước, việc gì làm sau quyết định thành bại của chuyển đổi số. Nguyên tắc 80/20 nói rằng thông thường 80% lợi ích do 20% nỗ lực mang lại. Việc lựa chọn những nội dung chuyển đổi số đòi hỏi đầu tư ít nhưng mang lại hiệu quả cao, có sức lan tỏa đối với các lĩnh vực khác phụ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và là một việc quan trọng cần tiến hành trước khi bắt tay vào chuyển đổi số.

Nguyên tắc chính chủ nói rằng chuyển đổi số của doanh nghiệp nào thì chính doanh nghiệp đó phải tự tìm hiểu, tự xây dựng đề án và thực hiện. Nguyên tắc chính chủ không phủ định việc các doanh nghiệp cần và có thể phối hợp với các chuyên gia, các nhà cung cấp dịch vụ để giúp chuẩn bị xây dựng đề án và thực hiện chuyển đổi số, như giúp đánh giá thực trạng hay tìm hiểu, tư vấn về công nghệ. Điều quan trọng là trong bất kỳ phương án nào, doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số cũng cần là người trực tiếp xây dựng đề án và thực hiện chuyển đổi số.

Nguyên tắc lãnh đạo khẳng định ở đâu lãnh đạo nhận thức sâu sắc, quyết tâm rất cao, có chiến lược và lộ trình rõ ràng, truyền được cảm hứng đến mọi thành viên cũng như tổ chức thực hiện hiệu quả, thì ở đó chuyển đổi số mới có thể thành công. Chuyển đổi số là sự thay đổi quy mô lớn về tổ chức và cách thức hoạt động, về thay đổi phương thức kết nối với các đối tác chủ chốt của doanh nghiệp và tất cả các nội dung đó là trách nhiệm của người đứng đầu. Thực tế, chỉ những doanh nghiệp nào mà người chủ hay tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo chuyển đổi số thì doanh nghiệp đó mới có cơ hội thành công.

5 vấn đề cần tiến hành đồng bộ

Có 5 vấn đề cơ bản để chuyển đổi số doanh nghiệp là: Con người, thể chế, công nghệ, lộ trình chuyển đổi và quản trị thực thi.

Con người: Nhận thức của con người là yếu tố quan trọng và quyết định nhất của chuyển đổi số. Nhận thức ở đây bao gồm nhận thức sâu sắc về việc phải chuyển đổi số và nhận thức rõ về làm chuyển đổi số thế nào. Năng lực số của các cá nhân trong doanh nghiệp là các kiến thức và kỹ năng cần cho công việc của cá nhân đó trên môi trường số. Năng lực số của một doanh nghiệp là năng lực làm việc nhóm với dữ liệu, với các nền tảng, quản trị tri thức và khả năng thu nhận kiến thức, kỹ năng từ nguồn bên ngoài. Văn hóa đổi mới sáng tạo của doanh nghiệp là khả năng chấp nhận cái mới, cái đột phá, chấp nhận mạo hiểm, sẵn sàng chia sẻ ý tưởng, kiến thức, kỹ năng và dữ liệu giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần làm sao để văn hóa đổi mới sáng tạo ngấm sâu vào mỗi thành viên, mỗi người cần luôn tự hỏi có cách nào làm việc đang làm tốt hơn không và mạnh dạn đưa ra tập thể thảo luận.

Ở đây cần nhận thức rằng con người là động lực nhưng đồng thời cũng có thể là lực cản lớn nhất trong chuyển đổi số. Thể chế có thể được thiết kế lại, công nghệ có thể bỏ tiền ra mua, nhưng nếu con người chưa có ý thức về tính tất yếu của sự thay đổi, không tự nâng cao năng lực bản thân, bổ túc các kỹ năng số cần thiết hay không xây dựng được văn hóa chia sẻ, văn hóa đổi mới sáng tạo thì chuyển đổi số doanh nghiệp không thể thành công.

Thể chế: Hầu hết các điều luật, quy trình, tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành được xây dựng từ trước khi có môi trường số, nên việc xây dựng thể chế cho những thay đổi trên môi trường số là điều kiện cần của chuyển đổi số. Có thể nói, nếu không có một thể chế phù hợp cho môi trường số, chuyển đổi số sẽ không thể thành công. Có ba vấn đề chính phải hoàn thiện thể chế. Một là hành lang pháp lý, ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền, cần tuân theo. Hai là tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, bảo đảm cho sự kết hợp, kết nối và chia sẻ bên trong và bên ngoài, mỗi tổ chức cần lựa chọn tuân thủ các tiêu chuẩn chung và xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn nội bộ của mình. Ba là định chế nội bộ, gồm các quy định của tổ chức dưới các dạng khác nhau cho hoạt động.

Trong chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể và cần phải sửa đổi lại các quy trình, các mẫu biểu báo cáo, các tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức nội bộ của mình cho phù hợp với tiến trình chuyển đổi số. Dấu hiệu dễ thấy nhất (trên thực tế khá phổ biến) của tính không đồng bộ của thể chế nội bộ khi chuyển đổi số là sau khi đưa một hệ thống công nghệ vào hoạt động, nhân viên công ty bên cạnh trách nhiệm hoàn thành các mẫu biểu báo cáo cũ lại thêm một việc là nhập dữ liệu vào máy tính. Việc tăng tải thừa này dẫn đến nhân viên không muốn sử dụng hệ thống mới và tìm mọi lý do chính đáng và không chính đáng để biện minh cho việc không sử dụng hệ thống mới.

Công nghệ: Công nghệ số là một phần quyết định của chuyển đổi số. Việc đầu tư công nghệ cần tiến hành đồng bộ với tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, tránh tình trạng đầu tư manh mún, không đáp ứng được yêu cầu, nhưng đồng thời cũng tránh khuynh hướng đầu tư thái quá, đón đầu quá xa dẫn đến lãng phí nguồn lực do vòng đời công nghệ ngày càng ngắn.

Lộ trình chuyển đổi: Mỗi hoạt động chuyển đổi số dù nhỏ dù lớn đều đòi hỏi xây dựng một lộ trình chi tiết. Thách thức lớn nhất trong chuyển đổi số là quán tính của hệ thống, việc lựa chọn lộ trình một cách khéo léo là cần thiết để giảm bớt các lực cản không đáng có.

Quản trị thực thi: Lộ trình chi tiết là cơ sở để quản trị thực thi một cách hiệu quả, cụ thể ở đây là giao đúng người đúng việc, có yêu cầu tường minh đối với kết quả công việc, thời hạn và nguồn lực cụ thể được phép sử dụng, có đánh giá và thưởng phạt công minh theo kết quả công việc. Có thể nói, không có một hệ thống quản trị thực thi hiệu quả thì thành bại của chuyển đổi số chỉ là chuyện may rủi.

Một nội dung nữa của quản trị thực thi là đo đếm chính xác hiệu quả của bản thân hoạt động chuyển đổi số. Do chuyển đổi số không phải là một việc tiêu tiền mà là một phương thức đầu tư nên việc đo lường hiệu quả, đặc biệt là hiệu quả về kinh tế là tối cần thiết đối với doanh nghiệp.

Kết luận

Đảng bộ Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đã ban hành Ban hành Nghị quyết chuyên đề về chuyển đổi số. Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (Petrovietnam) đã phê duyệt tầm nhìn số: “Chuyển đổi số hỗ trợ và thúc đẩy quá trình dịch chuyển mô hình kinh doanh, tối ưu phương thức hoạt động và nâng cao năng lực quản trị vận hành trên toàn Petrovietnam” và phê duyệt lộ trình chuyển đổi số Petrovietnam giai đoạn 2022-2026 gồm 4 nhóm giải pháp với 32 sáng kiến số; đã có các văn bản chỉ đạo các đơn vị thành viên đẩy mạnh, triển khai đồng bộ công tác chuyển đổi số.

GS Hồ Tú Bảo - TS Nguyễn Nhật Quang

(Hết)